Wat gebeurt er met jouw gegevens?

Privacyverklaring – Madison Recruitment

Laatst herzien: Mei 2025

Madison Recruitment NV (BE0666.740.287), met maatschappelijke zetel te Italiëlei 124, 2000 Antwerpen, hecht het grootste belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en je privacy. In deze verklaring lees je welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang we deze bijhouden, met wie we ze delen en welke rechten jij hebt.

Deze verklaring is van toepassing op:

• Sollicitanten en kandidaten

• Klanten, prospecten en leveranciers (B2B)

• Bezoekers van onze website www.madison.be

• Gebruikers van onze marketingdiensten en communicatie

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

Madison Recruitment NV

Italiëlei 124, 2000 Antwerpen

BTW: BE0666.740.287

Contactpersoon: Thomas Swennen

Mail: t.swennen@madison.be

Tel: +32 498 59 14 62

2. Welke gegevens verzamelen we?

2.1 Sollicitanten en kandidaten

Wanneer je solliciteert via onze website of via externe kanalen (bv. LinkedIn), verzamelen wij:

• Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, woonplaats

• CV, motivatiebrief, werkervaring, opleidingen, LinkedIn-profiel

• Beschikbaarheid, salarisverwachting, voorkeuren

• Interne notities op basis van screenings of intakegesprekken

Indien van toepassing, verzamelen wij deze gegevens ook via LinkedIn of via manuele invoer in ons ATS-systeem (JobAdder).

2.2 Websitebezoekers en cookiegegevens

Via www.madison.be verzamelen we:

• IP-adres, browsertype, besturingssysteem, bezochte pagina’s

• Via cookies en scripts (zie sectie 6)

2.3 Klanten en zakelijke contacten

Voor klanten, prospecten en leveranciers verzamelen we:

• Naam en contactgegevens van de contactpersoon

• Bedrijfsgegevens

• Correspondentiegegevens

• Gespreksnotities in functie van samenwerking

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens om:

• Sollicitaties te behandelen en je te matchen met passende vacatures

• Je op de hoogte te houden van relevante jobopportuniteiten

• Je expliciet te contacteren met vacatures waarvoor je past

• Klanten te adviseren en contacten te onderhouden

• Analyse en verbetering van onze processen, marketing en matching

• Onze website en advertentiecampagnes te optimaliseren

4. Wat is de rechtsgrond van de verwerking?

Wij verwerken jouw gegevens op basis van:

• Jouw uitdrukkelijke toestemming

• Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen

• Gerechtvaardigd belang, zoals directe matching, kwaliteitsvolle dienstverlening en communicatie over relevante opportuniteiten

Voor marketingmailings verwerken wij jouw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang indien je eerder actief jouw gegevens hebt achtergelaten in het kader van sollicitatie of interesse in vacatures.

5. Hoelang bewaren we jouw gegevens?

• Kandidaatgegevens worden standaard 2 jaar bewaard vanaf het moment van inschrijving of laatste contact.

• Voor het verstrijken van deze termijn sturen we jou een e-mail om toestemming te vragen om jouw gegevens langer te mogen bewaren.

• Indien je geen toestemming geeft, worden jouw gegevens verwijderd.

• Marketingcontacten worden na maximaal 24 maanden inactiviteit automatisch verwijderd.

• Klantgegevens worden bewaard zolang de samenwerking loopt of redelijkerwijze relevant is voor toekomstige samenwerking.

6. Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies om onze website te verbeteren en onze advertenties te optimaliseren. Je kan je voorkeuren op elk moment aanpassen.

6.1 Welke scripts en tools gebruiken wij?

• Google Tag Manager

• Google Analytics

• Facebook (Meta) Pixel

• LinkedIn Insight Tag

• Reddit Pixel

• LeadInfo

• HubSpot Tracking

• Hotjar

• Google Ads / Bing Ads

Sommige van deze tools verzamelen anonieme gebruiksgegevens. Andere kunnen persoonsgegevens bevatten, zoals IP-adres of e-mailadres bij interactie met formulieren.

6.2 Gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën

6.2.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine gegevensbestanden die bij het bezoeken van een website via je browser op je apparaat worden opgeslagen. Ze bevatten informatie over je bezoek, zoals voorkeuren of interacties, en worden bij een volgend bezoek opnieuw uitgelezen. Cookies kunnen zowel geplaatst worden door Madison zelf (“first-party cookies”) als door derden waarmee wij samenwerken (“third-party cookies”).

6.2.2 Waarom gebruiken wij cookies?

Madison Recruitment gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën met als doel:

• Het goed laten functioneren van de website;

• Het verbeteren van de gebruikservaring;

• Het verzamelen van geanonimiseerde statistieken over websitegebruik;

• Het uitvoeren van gerichte marketingcampagnes en retargeting;

• Het analyseren van sollicitatiegedrag en formuliereninteracties.

Deze technologieën helpen ons om relevante vacatures aan te bieden, onze processen te optimaliseren en onze communicatie af te stemmen op jouw interesses.

6.2.3 Welke cookies en scripts gebruiken wij?

Op www.madison.be gebruiken wij onderstaande tools:

Naam	Doel	Type	Leverancier
Google Tag Manager	Beheer van trackingcodes	Functioneel	Google
Google Analytics	Geanonimiseerde bezoekersstatistieken	Statistisch	Google
Meta (Facebook) Pixel	Retargeting en conversiemeting	Marketing	Meta
LinkedIn Insight Tag	Conversietracking & doelgroepanalyse	Marketing	LinkedIn
Reddit Pixel	Retargeting via Reddit	Marketing	Reddit
Bing / Google Ads	Advertentieconversie & remarketing	Marketing	Microsoft / Google
HubSpot Tracking	Analyse van formulieren en e-mailcampagnes	Statistisch/marketing	HubSpot
Hotjar	Analyse van klik-, scroll- en surfgedrag	Statistisch	Hotjar
LeadInfo	Bedrijfsherkenning op basis van IP-adres	Statistisch	LeadInfo

Opmerking: sommige van deze tools kunnen persoonsgegevens verwerken, zoals een (geanonimiseerd) IP-adres of interacties met formulieren.

6.2.4 Beheer van cookies

Bij je eerste bezoek aan onze website verschijnt een cookiebanner. Je kan daar:

• Niet-essentiële cookies weigeren;

• Je voorkeuren op elk moment aanpassen;

• Cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen.

Meer informatie over cookiebeheer per browser vind je hier:

• Chrome

• Firefox

• Safari

• Edge

Let op: het uitschakelen van cookies kan invloed hebben op de werking van bepaalde websitefunctionaliteiten.

6.2.5 Delen met derden

Madison Recruitment werkt enkel met verwerkers die GDPR-conform handelen. We hebben, waar nodig, verwerkersovereenkomsten afgesloten. Derden verkrijgen geen toegang tot persoonsgegevens zonder geldige grondslag.

Je gegevens worden nooit verkocht of gedeeld met derden voor commerciële doeleinden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

7. Met wie delen wij jouw gegevens?

• JobAdder: ons extern gehost ATS-systeem, met AI-gebaseerde matching.

• HubSpot: voor marketingcommunicatie, exclusief cv’s.

• Externe klanten: enkel na expliciete toestemming van jou als kandidaat.

• Verwerkers: hostingproviders en IT-dienstverleners met wie verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten.

• We delen géén gegevens met derden voor commerciële doeleinden zonder jouw toestemming.

8. Wordt er gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming?

Ja. In JobAdder wordt AI gebruikt voor het opstellen van shortlists van potentiële kandidaten op basis van vacaturevereisten. Deze matching dient uitsluitend als ondersteuning voor menselijke beoordeling, en is nooit 100% doorslaggevend in de selectie.

9. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Toegangsbeheer tot databanken (alleen intern personeel)

• Versleutelde verbinding (SSL)

• Beveiligde verwerking via externe partners (JobAdder, HubSpot)

• Regelmatige updates en monitoring van onze systemen

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op:

• Inzage in je persoonsgegevens

• Rectificatie of verwijdering

• Beperking van de verwerking

• Bezwaar tegen verwerking

• Overdraagbaarheid

• Intrekking van toestemming

• Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Je kan deze rechten uitoefenen via: t.swennen@madison.be

11. Wat bij datalekken of verzoeken?

Bij vragen tot verwijdering of bezwaar ondernemen wij binnen 30 dagen actie na verificatie van je identiteit. Er bestaat momenteel geen formeel intern proceduredocument, maar alle verzoeken worden manueel opgevolgd.

12. Wijzigingen in deze verklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Raadpleeg deze pagina regelmatig voor de meest recente versie.

Vragen of opmerkingen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Neem contact op met:

Thomas Swennen

Mail: t.swennen@madison.be

Tel: +32 498 59 14 62