Een vreemd paradox: inefficiënte sollicitatieprocessen om schaars talent aan te werven.

In de wereld van talentverwerving herkennen wij al jaren een hardnekkig paradox: terwijl technische profielen (binnen IT, Engineering, Supply Chain, enz.) meer gewild zijn dan ooit, past 80% van de bedrijven hun sollicitatieprocessen niet aan in functie van die schaarste, om deze waardevolle talenten effectiever aan te trekken.

Het is een ietwat vreemde uitdaging waar wij bij Madison Recruitment dagelijks mee te maken hebben. Na een intern onderzoek bij onze consultants blijkt slechts 20% van de bedrijven proactief en efficiënt om te gaan met hun hiring processen, terwijl de overige 80% achterblijft in een of andere vorm van nonchalance. We duiken hier dieper in op wat er juist mis gaat en hoe ze hun aanwervingsprocessen kunnen verbeteren.

Je aanwervingsproces weerspiegelt je bedrijfsidentiteit.

Goede technische profielen met enkele jaren ervaring, binnen IT en Engineering o.a., zitten in een zetel bij het zoeken naar een nieuwe job. Zij zien, in deze war-for-talent, allerhande bedrijven het uitvechten, met loonpakketten en extralegale voordelen gooien, om de strijd voor een profiel uiteindelijk te winnen.

Toch is loon niet dé factor om schaars talent aan te trekken. Dat ingenieurs en IT'ers goed betaald worden, is een vast gegeven. Je kan als bedrijf niet anders dan meegaan met de stroom. Je kan echter wel het verschil maken door een efficiënte, duidelijke en persoonlijke aanwervingsstrategie aan te wenden. Dus wat loopt er mis?

Wat doen bedrijven fout?

• Langzame besluitvorming: Een interessante kandidaat wordt soms wekenlang in het duister gelaten tijdens het sollicitatieproces. Snelheid is cruciaal, gezien schaarse talenten vaak meerdere aanbiedingen hebben en door rekruteringskantoren proactief worden benaderd.
• Gebrek aan technische autoriteiten: Profielen met ervaring op de teller frustreren zich enorm aan interviews zonder de aanwezigheid van één of andere (voor de job relevante) technische autoriteit, zoals bijvoorbeeld een team lead, CTO, Project Manager, enz.
• Overmatige rondes en assessments: Het dwingen van deze gegeerde kandidaten tot eindeloze interviewrondes en weinigzeggende personality assessments, vaak tijdens de werkuren EN op locatie, is een ontmoedigende praktijk.
• Gebrek aan communicatie: Opdat het aanwerven vlot verloopt van begin tot einde is het logisch dat je transparant bent over het sollicitatieproces, arbeidsvoorwaarden, jobinhoud, loon, ... We merken dat aanwervingsprocessen vaak op het laatste moment vastlopen omdat aan bepaalde voorwaarden uiteindelijk niet kan worden voldaan.

Hoe kunnen bedrijven hun sollicitatieproces verbeteren?

1. Algemeen: Werk een sollicitatieproces uit dat tegelijk efficiënt en diepgaand is: Beperk je aanwervingsproces tot maximum drie rondes, met maximum vier verschillende sleutelfiguren, waarin je de persoonlijke en technische fit toetst met je bedrijf.
   
   Stel duidelijke richtlijnen op inzake de aard van de interviews, communicatie, negatieve en positieve feedback (!), rolverdelingen enz. Indien je een HR-verantwoordelijke in dienst hebt, betrek die dan in het uitdenken van dit proces, zodat ze zich betrokken voelen en 100% weten wat er van hen en anderen verwacht wordt.
2. Betrek de juiste medewerkers in het sollicitatieproces: Als gegeerd technisch profiel met ervaring wil je geen vakantie inzetten om aan de tafel te zitten met iemand die niet op de hoogte is van de jobinhoud, of geen technische kennis heeft.
   
   Kies de juiste stakeholders voor je interviews, zoals team leads, CTO, ... Enkel die mensen die een directe technische of inhoudelijke meerwaarde kunnen zijn in het interview. De kandidaat is er immers ook om zich te informeren.
3. Geef HR-medewerkers training: Vervolg aan puntje 1 en 2. Het is perfect logisch dat iemand van HR de interviews opvolgt en zelfs mee voert. Het is zelfs cruciaal dat je een centraal contactpersoon voor dit proces aanstelt die alle communicatie opvolgt.
   
   Maar geef ze tevens (technische) training! Gesprekken met kandidaten zijn veel zinvoller voor beide partijen wanneer iedereen aan tafel begrijpt wat de functie inhoudt en welk profiel in aanmerking komt. Vooral in vroegere fase van sollicitatieprocessen is dit belangrijk (eerste screening, enz.)
4. Duid back-ups aan: Medewerkers worden ziek en gaan in vakantie. Duid back-ups aan die de gaten opvullen wanneer mensen uitvallen. Geef het vlotte verloop van het sollicitatieproces absolute prioriteit, zodat het niet voorkomt dat een kandidaat pas na 3 weken respons of feedback krijgt, omdat een verantwoordelijke in de schakel op vakantie is of ziek is uitgevallen.
5. Gebruik recruitment software: Er zijn tal van gratis en betalende softwarepakketten, specifiek voor interne rekrutering, waarin je kan centraliseren, analyseren en automatiseren. Zo heb je altijd een overzicht van welke kandidaten in proces zitten of gezeten hebben, wat er naar deze profielen is gecommuniceerd, interne feedback, enz.
6. Snelle besluitvorming: Snelheid is key! Wanneer je aanwervingsstrategie inhoudelijk en structureel in orde is, is er geen reden meer voor inefficiëntie. Delibereer meteen na een interview met je mede interviewer(s). Zit de kandidaat al verder in het proces? Leg dan zo snel mogelijk een moment vast met de betrokken stakeholders om een besluit te vormen.
7. Probeer flexibel te zijn: Plan je interviews zoveel mogelijk voor of na de werkuren. Je kandidaten zullen je dankbaar zijn dat ze geen vakantiedagen moeten opofferen en dat je zelf ook "opofferingen" maakt.
8. Geef snel en duidelijk feedback: Implementeer feedbackmechanismen, zelfs voor niet-geselecteerde kandidaten. Heb je ergens in het proces een besluit genomen, communiceer dit dan snel en transparant aan de kandidaat (en aan je recruitment consultant).

De realiteit heeft ons geleerd dat bedrijven niet inspelen op de gewisselde "machtsverhoudingen" op de arbeidsmarkt, binnen IT, Engineering en tal van andere sectoren. Door de schaarste van technisch talent, ligt de "macht van het kiezen" vaak bij kandidaten.

Het toepassen van bovenstaande strategieën stellen bedrijven in staat niet alleen beter te concurreren in de strijd om schaarse profielen, maar vooral ook om een aantrekkelijke werkgever te worden die competent talent weet aan te trekken, door zelf competent, transparant en efficiënt uit de hoek te komen!